Si al menos cobrara por estar aquí nueve horas calentando la silla, me sentiría más útil. Pero ya estoy cansado de dar vueltas por la oficina y que la gente trate de librarse de mí. “Toma, archiva esto”, te dicen. Pues qué bien. Vamos a aprender cómo se archiva.

Pero eh, ¡también he aprendido cómo introducir datos en Excel! Cuando descubrí semejante prodigio, no podía sino maravillarme ante la demostración de tecnología punta que florecía ante mis ojos. – Increíble – pensaba. – Están llevando toda la documentación de la empresa…. con Excel. ¿SQL? ¿Bases de datos? Nah…- Pero bueno, aquí estoy, haciéndome el tonto. De vez en cuando me meto el dedo en la nariz, no vaya a ser que deje de parecer tonto por un instante, y empiece a molestar.

Por si me ponía demasiado incisivo, me han dado un portátil, ¡Incluso con un ratón óptico y todo! Pero que el internec no se puede usar eh, ¡ah sí! ¡Y el emilio con el autluk, que es lo que manda la empresa! Y por si fuera poco, las transacciones de banca online sobre Internet Explorer (Obviemos el uso de Windows).

El día que alguien que entienda un poquito sobre seguridad les hable del riesgo que están corriendo, van a templar hasta los cimientos.

Pero bueno, al final, aquí estoy, entre archivo y archivo miro algo en Inet, o escribo para mi fantástico y aclamado blog. Ahora todos me quieren más, porque no voy a preguntarles cosas ni les doy la tabarra. Lo único que he notado es que miran hacia mi pantalla. Saben que entre mis pantallazos de Excel, de Doc’s y de otras historias se encuentran un navegador y el texto de algo que poco tiene que ver con la tarea que desempeño que es…..

…es… en realidad no sé muy bien qué hago. Se podría decir que principalmente archivo. Archivo e introduzco datos. En ocasiones alguno de mis compañeros me sorprende con la emocionante tarea de lidiar con algún cliente, o con algún individuo “del otro lado del charco” que le llaman. Es decir, el departamento técnico. Normalmente resulta tan fascinante como breve. Así que la diversión de hablar con alguien fuera de mi entorno de caras largas y de aburrimiento se acaba pronto.

Hay veces que me aburro tanto tanto, que voy cuatro o cinco veces al baño. No tengo ganas de hacer nada, simplemente voy al baño, me lavo la cara, voy al inodoro, que dirían los políticamente correctos, y allí, justo en ese preciso instante, me entran ganas de miccionar. Y micciono, por dios, micciono.

No vaya a ser el demonio que miccione en medio de la oficina, y tenga que dar explicaciones.

Aunque ahora que lo pienso, no sería difícil. Los archivos del terror, sería la excusa. Todo el mundo te da para archivar como si ese montón de papeles tuviera maldad intrínseca, como si fueran una amenaza para la integridad física, mental y espiritual del poseedor de dichos papeles.

A veces me fijo en que, cuando están sentados, le echan una mirada de reojo a la pirámide de papeles que se amontona en su mesa, y de su frente empiezan a brotar gotas de sudor frío. Gotas de terror, de pánico, no de miedo. Y es lógico, cualquiera que se adentra en el archivo, cualquiera que osa abrir las puertas que conforman sus armarios, se introduce en un mundo oscuro y tenebroso. Una práxis terrorífica de números y letas, en la que nada tiene sentido. Caes indefinidamente hacia un infinito negro de números, fechas y razones sociales. Y te empiezas a preguntar dónde está el mundo real, y qué sentido tiene todo. ¿Donde está el venticuatro del nueve? ¿Donde está el venticuatro del nueve? ¡Debería estar en Septiembre! ¡Por dios! ¡Debería estar en septiembre! ¡Nooooooo!

Por eso ahora sé, ahora me doy cuenta, mientras escribo estas líneas, que no soy un estorbo. Que no es que les importen un bledo mis prácticas y la madre que me parío. Me consideran un valiente. Sí, un valiente, un bravo caballero.

Por soy el único, el único, que cuando esas dos puertas se abren, y aquellos amenazantes ficheros afilan su mirada para escudriñar en tu mente la sombra del miedo, le echa dos huevos, y dice – Me cago en la puta, allá vamos-.

La mayoría, torpes e inexpertos, se apresuran a introducir las hojas, con gran celeridad, como si quemaran, como si el mero hecho de tenerlos en las manos les oscureciera el alma.

Así es, que es imposible encontrar nada.

Hace un par de días me encomendaron la difícil tarea de encontrar, nada mas y nada menos, 7 justificantes de pago… ¡Del año 2007!

Para el plebeyo lector resultará irrelevante este dato, pero el tenebroso castillo donde habitan estos archivos se encuentra fuera de los dominios de la oficina, custodiado por un temible aspirador, que junto con varias cajas de unos antigüos portátiles Toshiba, y el carrito de la señora de la limpieza, ejercen su terrible presencia, ahuyentando a todos los forasteros que no dispongan de un par de cojones españoles.

Pero yo, íbero de pura cepa, caballero con más huevos que un soldado de tercio en Flandres, me adentré en aquellos reinos alejados del proteccionismo norteamericano, para recuperar aquellos que nos pertenece.

He de confesar que no me resultó nada fácil. Fué una batalla dura, llena de contratiempos y dificultades, pero allí estaban aquellos justificantes, gritándome ¡¡Socorro!! desde las altas torres donde los habían encerrado.

Y volví triunfante, cubierto de gloria. La multitud de aclamaba mientras caminaba victorioso hacia el altar de la victoria, y posé allí, con gran ceremonia, los justificantes de pago. Uno del banco pastor, uno de Banca, dos del Banco de Galicia, y el resto de Caixa Nova.

En fin, creo que es hora de irse a casa.

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Montar un negocio es algo serio, y a la vez un placer que muchas personas han vivenciado. Es un proceso comercial, es una actividad laboral, es un camino donde se gana, siempre se gana. El que pierde al montar un negocio, fue porque hizo mal muchas cosas en su negocio o actuó de manera incorrecta en su negocio.

Lo que usted debe saber para montar un negocio es:

1. Este seguro que le gusta el negocio que va a montar. Verifiquelo, sintiéndose alegre haciendo su negocio.
2. Sepa en qué nivel inicia su negocio, visualice el futuro suyo dentro de ese negocio. ¿Se ve avanzando y progresando en todos los sentidos? Entonces siga en ese camino.
3. El dinero por sí solo, no es nada. Usted es el autor del dinero, usted lo multiplica, con su actividad comercial, con su negocio. El dinero viene como consecuencia de prestar un beneficio a la humanidad, a sus clientes. Hágalo así y verá que el dinero siempre lo tendrá.
4. Lo que tiene en su mente, es lo que le sucede, todos tenemos el poder de atraer lo que queremos. Piense en un negocio exitoso, piense en un negocio con grandes utilidades, administrado con disciplina, seriedad, constancia y verá que así será y así ha sido.
5. Tenga claro en su mente el tipo de negocio que quiere, el sitio donde instalarlo, el producto o servicio que desea vender. Tenga claro en su mente como debe funcionar, los tipos de clientes a los que quiere llegar, el dinero necesario para invertir, lo que desea ganar producto del beneficio que usted, ofrece a sus clientes y verá que así se revelará. Así ha sido y así será. Hágalo con disciplina y créalo con profunda fe y así será, y así ha sido.

Inaugure su negocio todos los días.

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Primero: Un negocio se hace, siempre y cuando usted sepa como instalarlo, como funciona e identificar donde están los clientes que estarían dispuestos a comprar sus productos o servicios, es decir, como entra en el negocio y como sale del negocio, con utilidades netas.

Segundo: Separe la inversión de su negocio de sus cuentas personales. La separación debe ser abismal; espere a que el negocio empiece a mostrar rentabilidad. A veces sucede al segundo año, de funcionamiento, claro, si usted es disciplinado, constante y respetuoso con su negocio.

Tercero: Como inversionista, o comerciante o empresario, prepárese física, mental, espiritual y profesionalmente para manejar su negocio, no deje todo a la sola experiencia ni a las corazonadas. Busque ayuda profesional con personas expertas. Consulte a los expertos teóricos y también a los expertos prácticos. Ambos son importantes.

Cuarto: Convénzase de esto, crea que puede y lo hará. Muéstrese siempre dispuesto a colaborar con sus clientes, ayúdelos, oriéntelos. Manténgase agradecido con todos los clientes, le compren o no.

Quinto: Deje que sus clientes, también ganen, para que su negocio se convierta en alternativa de ayuda. Piense en ser creativo siempre creativo, deje de competir. Usted debe ser el origen de la creatividad. Sus clientes son aquellos que compran de contado y a crédito, pero que siempre cumplen. Cúmplales usted también.

Santiago: 1.5. Es maravilloso porque el nos perdonas nuestras faltas y fallas, y nos hace recapacitar en cada una de ellas, haciendo cada vez nuevas criaturas en él. “Grande y maravillosas son tus obras, señor Dios todopoderoso, justo y verdadero son tus caminos, rey de los santos”. Apocalipsis: 15.3b. Es maravilloso porque nos guía por el camino, la luz, la verdad y la justicia, porque el señor es el camino, la luz y la vida eterna, que maravilloso es el Señor. “Jesús dijo: Yo soy el camino, y la verdad, y la vida; nadie viene al Padre, sino por mí”.

Juan 14: 6. “Venid a mi todos los que estáis trabajados y cargados, y yo os hare descansar”. Mateo: 11.28. Un mensaje para todas aquellas personas que están angustiadas, deprimidas y llenas de problemas en su vida, todos los que estén cargados vengan a mi que yo os hare descargar de toda impotencia en su vida. Dejad que el señor actué y tu vida cambia, obtendrás éxito en todo lo que te propongas, haz de ti el cambio radical en tu vida acepta de una vez al Señor Jesucristo, y que tu corazón sea la morada del Espíritu Santo, por el Señor esta vivo en cada uno de nosotros, y manténgalo vivo con la palabra que se encuentra en las escrituras lee por lo menos tres capítulos del antiguo y dos capítulos del nuevo testamento todos los días de tu vida, AMÈN.

El Señor derrame bendiciones hasta que sobreabunden. AMÈN. El Señor derrame espíritu de gracia y oración. “Y derramaré sobre la casa de David, y sobre los moradores de Jerusalén, Espiritu de gracia y oración”. Zacarías: 12: 10. Queridos hermanos este mensaje toque lo más profundo de su corazón, para gloria y honra de Nuestro Señor Jesucristo. Amén y Amén.

Aleluya, aleluya es el señor nuestro dios, aleluya es el señor todopoderoso, aleluya, aleluya, aleluya, aleluya es el señor amèn y amèn. 

Comienzo por decir que no daré las ideas per sé, si no más bien el camino para encontrarlas, pues hay personas que esperan la solución solamente y no la búsqueda de ellas, y es que el mundo es tan diferente, las circunstancias, las costumbres, las posibilidades, etc., que sería harto dificil dar una lista y que la misma funcione para todos por igual.

La diferencia entre Pizza Hut, Pizzas La Esquina y Pizzas El Sabor Hecho un Arte, es la marca. Pero, ¿qué podemos deducir con el nombre de cada una de ellas?

Pizza Hut es una marca reconocida internacional.

Pizzas La Esquina suena como a una pizzería X en X lugar.

Pizzas El Sabor Hecho un Arte, suena interesante aunque no es una marca reconocida. Aquí vemos Innovación del propietario comenzando por el nombre. Un punto a su favor, llama la atención de posibles consumidores.

Pizza Hut no necesita de gran esfuerzo y grandes innovaciones, regularmente lanza algúna innovación en los estilos de Pizza, sea en el pan o en los ingredientes, pero no es muy común. Su marca la mantiene de forma regular en el mercado, en México no requiere de grandes cambios, en Estados Unidos tiene que estar en constante innovación pues exíste una gran competencia en el mercado.

Pizzas La Esquina seguramente tiene algo bueno qué ofrecer, pero suena a muchos otros negocios similares donde el dueño del negocio es quien hace las pizzas, hace las compras, ayuda en la limpieza, preparación y en ocasiones sirve a los comensales y hasta cobra. Algo loable, pero nada que ver con un negocio exitoso, pues el dueño al estar ocupado en tantas tareas diarias no le alcanza para dirigir, administrar y emprender su negocio. Es un empleado de su negocio. Ni rastros de innovación.

Pizzas El Sabor Hecho un Arte, nace de la innovación de su propietario quien lejos de preparar pizzas, cobrar o servir en las mesas, está metido de lleno buscando nuevas ideas que impulsen su negocio. Su negocio lo ve tal como una mercancía, pues espera en un futuro a corto plazo convertirlo en una franquicia.

Para ello se está preparando, investiga, se informa, se forma, se nutre y se alista para hacer de su pequeña pizzeria un gran negocio. Ha innovado en el nombre y hace honor al mismo, crea pizzas artesanales con recetas propias, inventadas y mezcladas, algo que hizo antes de abrir su pizzería para lograr el sabor ideal y realizar pruebas regalando trozos. 

Una vez logrados los resultados los convirtió en menú de recetas y guía para la preparación de las mismas: cantidades, porciones, tiempo de coccion, procedimientos, etc. Una vez logrado esto se dedicó a conseguir buenos cocineros con poca experiencia pero con mucha responsabilidad y deseos de superación, los entrenó con sus recetas y manos a la obra.

Preparó a su mesero con ideas innovadoras de atención al cliente para aumentar las ventas. Trato humano y humilde, con rapidez y esmero, pero sobretodo con calidez. Estableció un código de ética y atención al cliente. Uniformó a sus empleados y su local con colores acordes a su marca y que fueran del agrado de sus clientes, previa investigación.

Preparó servicios adicionales, puntos acumulables para más consumo, fichas extra para videojuegos, tarjetas cliente distinguido, pequeños regalos con la marca impresa: camisetas, gorros, llaveros, globos, inflables, entre otros.

Sus ventas superan hasta un 25% a la sucursal Pizza Hut de su colonia, y hasta un 75% a la de su competidor más cercano, Pizzas La Esquina.

Calidad, servicios adicionales y atención, hace que su negocio trabaje para él y no alrevés, tiene libertad para seguir con su vida mientras su negocio trabaja bajo sus normas y reglas establecidas. Pronto será una franquicia y habrá inversionistas interesados en su idea de negocio, a quienes venderá sus conocimientos, ideas, procedimientos, y por supuesto, su marca.

Es es la pequeña y gran diferencia.

GANA DINERO DESDE INTERNET, DE FORMA SEGURA Y EXITOSA…

McDonald’s fue fundada en 1948 por los hermanos McDonald. Iniciaron en puesto común vendiendo sobre servilletas de papel, con un sistema basado en la rapidez de las entregas. Se aliaron con un empresario que fabricaba maquinaria mezcladora y juntos llegaron a lo que es hoy: 26.000 establecimientos en 126 países, vende 145 hamburguesas por segundo.

Cemex, la gran cementera mexicana, fue fundada en 1906 en una planta de Cementos Hidalgo, en el norte de México, produciendo alrededor de 30.000 toneladas de cemento al año. Hacia 1920 tiene su primer horno con alta tecnología, la más avanzada de la época.  En 2006 Cemex celebra el centenario de la empresa, con presencia en más de 25 países de todo el mundo; es el productor más grande de Norteamérica y una de las más grandes del mundo. Orgullosamente mexicana.

Maricos Tino’s, en Puerto Vallarta, nace por iniciativa del Sr. Tino P. Comienza con un pequeño puesto de mariscos vendiendo pescado sarandeado, uno de los mejores de la ciudad, en el año de 1990. Actualmente cuenta con 4 establecimientos en los mejores puntos de la ciudad, es referencia obligada para todos los visitantes de este puerto, su calidad ha traspasado fronteras, amén del excelente servicio que ofrece. Su crecimiento sigue adelante.

La Regional Talabartería, fundada por el Sr. Salvador Meza Segura en 1957, sin estudios básicos terminados. Don Salvador comenzó a laborar con su oficio en la casa de sus padres, mudando constantemente de lugar hasta establecerse en su propia casa. Hoy es el local más grande y surtido en su tipo en toda la Región Sur de Jalisco y Nayarit. Sus productos han sido altamente reconocidos en México y en el exterior, en lugares tan lejanos como Sudáfrica, Noruega, España, Nueva Zelanda, Canadá, Sudamérica y Estados Unidos.

Todos ellos, en mayor o menor medida, iniciaron una idea, un pasión, un deseo: ser los mejores. Hay muchos miles de ejemplos más, mucho más grandes y vigorosos, otros mucho más pequeños pero victoriosos al fin, un ejemplo de amor propio, de amor por el trabajo, por un sueño.

Su crecimiento fue através de los años, no de un día para otro. Quizás unos más rápidos que otros, pero llegaron a donde querían, a donde se lo plantearon. Para ello tuvieron que pasar muchos obstáculos, grandes, temerarios y dolorosos, pero al fin dulces después de tanto esfuerzo. Han dejado una escuela que seguir. El camino ya está dado, nos toca a nosotros como empresarios seguir sus pasos y evitar los errores que cometiron ellos, y esto es lo más difícil de todo.

El dinero lo inviertieron una y otra vez en su empresa, cuidaron sus ingresos e invirtieron en más oportunidades; hoy disfrutan de sus ganancias, nunca antes de.

Si tú como empresario esperas hacerte rico, pronto te darás de topes, pues tus sueños de grandeza deben ir dirigidos hacia tu empresa.

Según las ultimas encuestas el 97% de los consumidores adquieren productos alimenticios solo si cumplen con algunos estándares de calidad que no afecten su salud.

Tener un alimento en óptimas condiciones implica tener desarrollados una serie de procedimientos que permitan disminuir posibles intoxicaciones, pérdidas de calidad (especialmente en las características sensoriales), sobrecostospor productos no conformes y  bajo tiempo de vida útil en el mercado por alteración física, química o microbiológica.

Con esta guia sencilla tendrá algunas ideas para el cumplimiento de las normas de bioseguridad en su planta de alimentos y que son de aobligatorio cumplimiento en todos los paises por parte de Codex Alimentarius o en su defecto los entes de regulación de salud pública estatales.

Conoce las normas de calidad que cobijan tu bien o servicio

El conocer estas normas te darán un panorama amplio para identificar las características de calidad de su producto. El principal ente rector es el codex alimentarius; existen otras instituciones como la FAO, la FDA o la ICMSF o en el caso de Colombia el INVIMA. Estas instituciones trabajan específicamente en la parte sanitaria. Otras como por ejemplo ICONTEC en Colombia tienen normas sectoriales que aunque no son de obligatorio cumplimiento son una termómetro para su negocio.

Al conocer esta norma tendrás un estándar para el diseño de un presupuesto para el cumplimiento de estándares de calidad. No hay que dejar atrás las normas de calidad ambiental ya que en la actualidad pesan mucho en el buen nombre de tu negocio.

Estructura un equipo de calidad en tu empresa

Es responsabilidad de la empresa que todo el personal tenga competencia en el negocio alimentario. De ellas depende que el producto y el servicio sea percibido con excelencia. Un equipo de calidad es un grupo de personas que están encargadas de la gestión del programa en todas las áreas de la empresa.

Como mínimo debe estar conformado por:

• Un representante de la empresa
• El encargado de la producción y control de calidad
• Un representante del área comercial
• El encargado del área financiera
• Un representante de los trabajadores
• Un asesor externo (orientador o auditor)

Al tener un equipo comprometido podrás vigilar y controlar con mayor eficacia que la empresa tenga un buen nivel de inocuidad durante todas las fases del modelo de negocio.

¿Cuáles son tus procedimientos?

La esencia de la mejora continua es la documentación. deja por escrito todo lo que haga tu empresa y en especial los procedimientos de manufactura en donde se especifique:

• Ficha técnica de tu producto (ingredientes, caracteristicas fisicas, químicas, microbiológicas y sensoriales)
• Flujogramas de proceso (la descripción secuencial en la fabricación de tus productos)
• Métodos de control de calidad (las variables que dicen cuando tu producto es excelente, bueno o malo)
• Hoja de vida de tu programación de producción (un diario de campo que describa las actividades que se hicieron con responsables). La hoja de vida es en realidad el programa de buenas prácticas de manufactura de tu producción.

Investigación continua

Este aspecto es vital ya que en materia sanitaria los entes de control cambian regularmente las normas de inocuidad; igualmente salen nuevos desarrollos para el control de microorganismos (métodos de desinfección),pruebas rápidas de control de calidad y métodos cualitativos que podrían ser adpatados en su proceso productivo.

Es importante buscar apoyo por parte de profesionales idóneos que puedan aportar con nuevas ideas para la gestión de los procesos de bioseguridad. Por ejemplo en Colombia existe un grupo de profesionales agremiados que brindan asesoría especializada en la materia y que son de gran utilidad, si quieres recibir estrategias para disminuir los riesgos en materia de intoxicaciones alimentarias o pérdida de la calidad sensorial de tus productos.

Un saludo y nos veremos en una próxima publicación.

Los norteamericanos Robbins y Coulter, siempre pragmáticos como todo buen yanqui, buscando definir qué es la administración de empresas afirman que “Es un proceso de coordinación e integración de actividades para lograr eficiencia y efectividad”. Todo muy lindo pero no hay procesos si no hay objeto y el objeto son las organizaciones. Obviamente es una técnica que se aplica sobre organizaciones empresarias o no. No es función del management el fijar objetivos sino el alcanzarlos (eficacia) al menor costo posible (eficiencia). Ambos conceptos unidos (alcanzar los objetivos al menor costo posible) deben marchar en sincronía. Si se omite la eficiencia no debe ser muy difícil ser efectivo o eficaz. Si se es efeciente pero no se alcanzan objetivos no sirve para la empresa. Si no vas a ninguna parte, todos los caminos te llevan. Respecto del tema de que la administración de empresas (el management) es un proceso hay que ser realista: en todo proceso hay pasos adelante y pasos atrás. Es decir, al tenor del conocer actual, se trata de situaciones conflictivas para los integrantes de la organización.

La conceptualización de Mario Bunge y de la Escuela de Tavistock (Inglaterra), de la administración de empresas como una socio-técnica o técnica social es válida. Se trata de reconciliar los aspectos técnicos y sociales en un solo haz. Ese es un desafío fuerte, sin duda. En términos generales, las técnicas pueden ser duales: la mano puede acariciar o puede torturar. A veces no se toma en cuenta la cuestión porque no se sabe estar en “ambos lados del mostrador”: el amo necesita del esclavo como este de aquel (no existe amo sin esclavo y viceversa). El yin y el yang, la dialéctica hegeliana, el río de Heráclito que nunca podrá ser cruzado dos veces. En la mitología griega podemos hallar ejemplos. Cupido o Eros no solamente lanzaba flechas de oro que inspiraban amor sino también de plomo que inspiraban odio; las lamias eran monstruos legendarios mezcla de mujeres y de fieras.

El maestro Mario Bunge sostiene que la administración de empresas es una tecnología ambivalente: puede aumentar la satisfacción del consumidor y del trabajador o puede intentar maximizar la utilidad o beneficio a costa de la calidad del producto o del bienestar de los trabajadores. Sanyo, multinacional japonesa, anunció en julio 2005 una reestructuración que implica la reducción de un 15% de la ocupación de mano de obra (14.000 empleados quedarán sin trabajo); cuestión similar había hecho antes la Marsushita. De los 14.000 puestos se perderán, 8.000 corresponden a Japón, fundamentalmente a Osaka donde está la casa matriz de Sanyo. Aquí la empresa está actuando como aniquiladora de ocupación y los trabajadores no se sentirán contentos.

Las ciencias sociales como la economía o la historia o la sociología estudian hechos sociales siendo su finalidad el comprenderlos. Las técnicas sociales o sociotécnicas como la administración de empresas tienen una actitud de modificar positivamente los problemas sociales. Es decir las ciencias sociales son descriptivas, en cambio las técnicas son prescriptivas: ofrecen soluciones. Las empresas y el resto de las organizaciones no empresarias son el objeto, el fenómeno, sobre la que actúa la administración de empresas.

La denominación para la socio técnica es un tema algo abstruso. Administración, administración de empresas, administración de organizaciones, gestión de empresas, management, administratecnia, ciencia de la administración, arte de la administración, son alternativas. Administración de organizaciones puede ser una buena denominación. Ya habrá que aceptar que es técnica porque supone prescripción, aplicación, y no es desdeñable la cuestión del arte: el rol personal del administrador. Es bastante positiva y escasamente normativa: se ocupa de cómo son las cosas y, menos, de cómo deberían ser (esto último es o deber ser preocupación de los dirigentes). Por otra parta, la administración tiene carácter integrador no solamente porque son pasibles de administración todos los ámbitos de la acción humana (¿casi todos?) sino porque está integrando otras disciplinas y técnicas como la toma de decisiones, cibernética, etc. dándole el avance científico tecnológico una apoyatura cada vez más rigurosa.

Un recorrido breve por algunos conceptos de administración de empresas:

• Es la ciencia que estudia los procesos de regulación, conducción y control de las organizaciones con miras a que consigan sus objetivos (Ministerio de Desarrollo Social de la Argentina)
• El arte de la administración ha sido definido como el conocimiento exacto de lo que uno desea que los demás hagan, y controlar para que lo hagan en la forma mejor y más barata posible (Frederick Taylor)
• En esencia, administrar es mandar, dirigir, controlar, conducir (Vicente L. Perel)
• La administración de empresas es la ciencia y el arte de combinar las “4 M”: men, money, materials and machines” (Expresión popular inglesa. En castellano sería hombres, dinero, materiales y máquinas)
• Ciencia y arte de lograr un objetivo determinado con la mínima utilización de recursos (J. C. Denyer)
• La función específica de la administración es hacer a los recursos más productivos (Peter Ducker)
• Es el arte de hacer las cosas por conducto de las personas (Mary Parker Follet)
• La administración imparte efectividad a los esfuerzos humanos, pone orden en los esfuerzos (George Ferry)
• Es el proceso de diseñar y mantener el ambiente interno propicio para alcanzar metas comunes, mediante un esfuerzo organizado (Koontz y 0’donnell)

Las funciones administrativas básicas para Henri Fayol son PRE-OR-MA-CO-CO (prever, organizar, mandar, coordinar y controlar) según lo que expresó el gran autor francés en su libro “Administración Industrial y General”. Hoy día, las funciones administrativas son: PLA-OR-DI-CO (planear, organizar, dirigir y controlar). El planeamiento se refiere a determinar propósitos a lograr, las estrategias, la coordinación general de las actividades como soporte; la organización implica tácticas, el qué cosas hacer, cómo hacerlas y quienes las concretarán; dirigir es estimular a la gente, conducir, resolver conflictos o mantenerlos en cauces soportables, tomar decisiones no programadas…

Principios

• Emplear la contabilidad como elemento de información.
• Hacer coincidir a la estructura del presupuesto con el plan de cuentas contables.
• Tener en cuenta la economía de control.
• Controlar por medio de la asignación de las responsabilidades.
• Relacionar los distintos métodos de control.

Clases

Automaticidad: Control automático

Está preparado de tal forma que actúa por sí solo, cuando se produce una determinada situación, sin necesidad de la actuación de las personas.

Ejemplo:

• el encendido de la alarma de una casa o auto, cuando se detecta la presencia de otra persona
• una diferencia en el arqueo de la caja, cuando se ha omitido alguna anotación

Control no automático o manual

Necesita la acción de una persona para que funcione.

Ejemplo: el control de las fichas del stock para detectar las necesidades de compra de mercadería.

Forma de realización:

• Control preventivo: detecta las posibilidades de que ocurran desvíos aun antes de que estos se produzcan
• Control correctivo: corrige los desvíos ya producidos, hasta llevar la situación a su causa natural

Ámbito de realización:

Control interno

Se encarga de la evaluación de las operaciones, contables, financieras y otras de la empresa, con el objetivo de brindar información a la gerencia.

Es un plan de organización, métodos y procedimientos para cumplir los objetivos

Esos objetivos son:

• la protección de activos contra perdidas o sustracción
• comprobar la eficiencia operativa: alcanzar los objetivos organizacionales con la menos cantidad posibles de recursos
• verificar el cumplimiento de políticas
• comprobar la exactitud y confiabilidad de la información contable

Auditoría externa

Es el examen de la contabilidad de una empresa y de toda la documentación de la cual se basa, efectuado por profesionales especializados, quienes emiten una opinión acerca de su tarea y de las conclusiones a las que han arribado.

Etapas del proceso:

Definición de los objetivos a alcanzar

El planeamiento establece los logros que se desean alcanzar de acuerdo a los objetivos de la organización.

Medición de los logros alcanzados

Para poder medir los logros alcanzados es preciso crear un sistema de medición que abarque:

• Una unidad de medida: una cantidad determinada de algo, con distintas características. Ejemplo: Cantidad de horas de trabajo, unidades de producción, total de ventas expresado en pesos, efectividad de un proceso, etc.
• Un sensor: un método o instrumento para poder llevar a cabo la evaluación y expresarla en unidades de medida

Comparación de ambos para detectar desvíos

Para poder comparar objetivos con logros alcanzados, ambos deben ser:

• medibles cuantitativamente (unidades, kilos, metros, etc.)
• compatibles (que tengan la misma unidad de medida)

Análisis de las causas de los desvíos y los efectos que producen

Al encontrar desvíos es importante separar:

• desvíos significativos
• desvíos sin importancia

Acción correctiva de los desvíos

Luego de estudiar la comparación entre el planeamiento y la ejecución, se obtiene cierta información, la cual debe ser verificada si posee desvíos o no.

Si los hay, debe confirmarse si son significativos o no. Por último se analizan las causas, y se aplica la acción correctiva, comenzando nuevamente con el planeamiento y la ejecución.

Niveles

• Control operativo: Control de la producción, de las ventas, cobranzas y de los métodos de trabajo
• Control de gestión:  Toma a toda la empresa, para dar lugar a as decisiones superiores

Control de gestión: Concepto

Los directivos de una empresa deben obtener información acerca de ciertos aspectos de la misma, para poder tomar decisiones acerca de ésta.

Esos aspectos son:

• Posición comercial: Interesan no sólo las ventas producidas en el pasado, sino también las posibilidades de futuras ventas, la eficacia de la fuerza vendedora de la empresa, el resultado neto de cada artículo que se vende, etc.
• Posición operativa: Se debe saber cómo  marcha el plan de producción establecido por la empresa, las horas trabajadas, el rendimiento de las materias primas, la mano de obra, el equipo, las causas que producen atrasos en la producción, etc.
• Posición patrimonial o financiera: Importa conocer la forma de recaudar dinero, los plazos de la cobranza de los créditos  y de los pagos de las deudas, el origen de los ingresos, la forma en que se utilizan esos fondos, etc.
• Posición económica: Determina cómo se obtiene la rentabilidad de la empresa, que productos son los que permiten mayores ingresos, como se absorben los gastos, etc.

Control presupuestario: Concepto

Muestra el grado de cumplimiento del presupuesto efectuado, los objetivos logrados y las desviaciones en las cuales se ha incurrido, durante el periodo presupuestado.

Este control se realiza mediante una comparación periódica de los resultados obtenidos con los planes establecidos.

Etapas:

1. Se confeccionan cuadros comparativos de datos relacionados con: cantidad de ventas, costos de los insumos, etc.
2. Se efectúa el análisis de las variaciones entre realidad y presupuesto.
3. Se ejecuta la acción necesaria para:

Corregir la marcha de lo actuado, para adecuarla a los planes; o corregir los planes, ya que la experiencia demuestra que no son tan acertados.

Nuevo enfoque del control: Concepto

El control se realiza durante la ejecución de cada proceso. No es preciso llegar a detectar los desvíos para corregirlos con posterioridad, sino que se prevén los probables desvíos  y se actúa mientras se lleva a cabo el proceso, para que no se produzcan.

Un control no excluye al otro, sino que se complementan. Pero, con un proceso de autocontrol, no llegan a producirse tantos desvíos.

Control clásico:

• Se establece un Standard a cumplir
• Se practica la medición de los logros
• Se hace la corrección de desvíos

Autocontrol:

• Se capacita a la gente para que sepa qué es lo que tiene que hacer
• La gente conoce su propio desempeño
• Se crean medios para regular el trabajo para que no existan desvíos

Para poder formular las inferencias es necesario poder describir un conjuntos de datos ya sea, la población o una muestra,  a través de métodos gráficos.

Las gráficas representan ilustrativamente los datos que permiten ver un panorama general de la situación; es decir, son un resumen visual de información; esto se cumple siempre y cuando se grafique tan pronto como se tengan los datos.

El tipo de gráfico usado no es importante, en tanto describa la información en forma clara y fácil de interpretar.

¿Por qué son importantes los gráficos?

• Atraen la atención inmediata de las personas
• Representa información visual, lo cual hace más fácil recordar
• Ayudan al usuario a identificar patrones, tendencias y otras características
• Pueden revelar hechos ocultos y relaciones no establecidas anteriormente