Los presupuestos para realizar las gestiones necesarias para la protección de datos oscilan entre 300 y 1.000€, y sin embargo son trámites que se pueden hacer muy fácilmente y totalmente gratuitos.
Toda empresa que recoja datos de carácter personal tiene varias obligaciones que cumplir para proteger la confidencialidad de los mismos y que no se utilicen incorrectamente. La Agencia Española de Protección de Datos tiene una página web muy completa donde nos informan de todo lo necesario.
Todos los trámites los puede hacer fácilmente el empresario, y sin embargo, muchos no lo saben, creen que es más complicado y que debe ser realizado por “profesionales” y cuando pedimos presupuesto para que nos lo hagan, yo personalmente he recibido ofertas a precios desde 300€ hasta 1.000€.
Por un lado tenemos que registrar los ficheros que contengan datos personales. Normalmente en una empresa existe como mínimo el fichero de los empleados, pero si recoge también datos de clientes habrá que registrar también ese fichero y todos los que tengamos con datos personales.
En la página web hay que entrar en la pestaña de RESPONS. FICHEROS/INSCRIPCION DE FICHEROS y seguir los pasos que nos indican, descargando el formulario NOTA.
Simplemente hay que dar un nombre al fichero e ir definiéndolo en cada paso, marcando la casilla correspondiente, y si tenemos alguna duda hay un manual muy útil. Al final se envía por Internet el fichero, imprimimos la Hoja de Registro, que firmamos a mano y es la que tenemos que llevar al Registro en la c/ Jorge Juan de Madrid (personalmente o por correo certificado).
Por otro lado, si la gestión laboral nos la lleva una gestoría, dado que estamos entregando datos personales de nuestros empleados, debemos firmar con la gestoría un contrato en el cual nos aseguramos que esos datos se van a utilizar exclusivamente con fines de gestión laboral y para ningún otro uso (comercialización, publicidad, etc.). En la misma página web tenemos un modelo de contrato que simplemente podemos copiar y llevar a la gestoría.
Otro requisito es incluir en todos los formularios donde recabemos datos personales la conocida “coletilla” de que se les informa que dichos datos son para un uso determinado y que no se comercializarán, etc. Modelo que también tenemos en la página web de este Art. 5 o deber de informar sobre los datos personales que recabamos y que sólo tenemos que copiar.
Por último tenemos obligación de tener un documento de seguridad, en la misma página web tenemos un modelo, donde nos marcan lo que tenemos que rellenar.
Así que con una par de horas o tres hemos hecho todo el trabajo y nos hemos ahorrado más de 400€.
