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Documentación de los sistemas de información

Resumen de sistemas de información.

Importancia de la documentación

La documentación es un conjunto de elementos registrados sobre cualquier soporte que permita instruir o informar acerca de algo, en función de las necesidades específicas de aquellos que la utilizan. Los argumentos que justifican su importancia son:

  • Constituye el respaldo formal de la información
  • Es el elemento integrador que permite la apreciación unitaria y conjunta del sistema
  • Facilita el conocimiento, interpretación, comprensión y divulgación del sistema
  • Constituye un elemento imprescindible para el control interno en general y del sistema en particular; provee los antecedentes que permiten conocer como se ha diseñado el sistema y como debería estar operando, o sea facilita el parámetro de referencia contra el cual se analizará y/o enjuiciará su comportamiento real
  • Sirve de base para auditar los sistemas de información
  • Elimina los riesgos de dependencia con respecto a determinados individuos que conocen el sistema
  • Es un elemento fundamental para la adecuada capacitación de los usuarios del sistema y facilita la comunicación con los mismos
  • Provee antecedentes esenciales, concretos y permanentes para evaluar eventuales modificaciones a sistemas en su funcionamiento y/o para decidir la sustitución de los mismos
  • Aumenta la seguridad y eficiencia en el mantenimiento de los sistemas y reduce su costo
  • Constituye el único medio idóneo de consulta general para poder tomar conocimiento actualizado de los sistemas en funcionamiento en la organización
  • Resulta imprescindible como elemento de juicio para la evaluación de sistemas stándars o programas producto susceptible de ser adquiridos

Para obtener resultados prácticos, la documentación vigente debe mantener su utilidad en el tiempo y no solo en un momento determinado. No se concibe un sistema que no esté documentado.

Documentación en cada etapa del proceso

Modelos de formularios utilizados para documentar los sistemas de información:

  • Hoja de diseño de archivos o registros- carpeta de programas
  • Índice de archivos- carpeta de programas
  • Hoja de diagramación- carpeta de programas
  • Hoja de diseño de salidas impresas y/o formularios- carpeta de programas
  • Hoja de diseño de formatos de pantalla- carpeta de programas
  • Hoja de programación- carpeta de programas
  • Índice de programas- carpeta de programas
  • Tabla de decisiones y/o alternativas- carpeta de programas
  • Hoja de especificaciones del programa- carpeta de programas

Documentación mínima: papeles de trabajo

Se debe formular una documentación mínima de uso generalizado.

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One Response to “Documentación de los sistemas de información”

  1. tester sfite dice:

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