Administración de empresas.
Definición de los objetivos a alcanzar
El planeamiento establece los logros que se desean alcanzar de acuerdo a los objetivos de la organización.
Medición de los logros alcanzados
Para poder medir los logros alcanzados es preciso crear un sistema de medición que abarque:
- Una unidad de medida: una cantidad determinada de algo, con distintas características. Ejemplo: Cantidad de horas de trabajo, unidades de producción, total de ventas expresado en pesos, efectividad de un proceso, etc.
- Un sensor: un método o instrumento para poder llevar a cabo la evaluación y expresarla en unidades de medida
Comparación de ambos para detectar desvíos
Para poder comparar objetivos con logros alcanzados, ambos deben ser:
- medibles cuantitativamente (unidades, kilos, metros, etc.)
- compatibles (que tengan la misma unidad de medida)
Análisis de las causas de los desvíos y los efectos que producen
Al encontrar desvíos es importante separar:
- desvíos significativos
- desvíos sin importancia
Acción correctiva de los desvíos
Luego de estudiar la comparación entre el planeamiento y la ejecución, se obtiene cierta información, la cual debe ser verificada si posee desvíos o no.
Si los hay, debe confirmarse si son significativos o no. Por último se analizan las causas, y se aplica la acción correctiva, comenzando nuevamente con el planeamiento y la ejecución.
Niveles
- Control operativo: Control de la producción, de las ventas, cobranzas y de los métodos de trabajo
- Control de gestión: Toma a toda la empresa, para dar lugar a as decisiones superiores
Control de gestión: Concepto
Los directivos de una empresa deben obtener información acerca de ciertos aspectos de la misma, para poder tomar decisiones acerca de ésta.
Esos aspectos son:
- Posición comercial: Interesan no sólo las ventas producidas en el pasado, sino también las posibilidades de futuras ventas, la eficacia de la fuerza vendedora de la empresa, el resultado neto de cada artículo que se vende, etc.
- Posición operativa: Se debe saber cómo marcha el plan de producción establecido por la empresa, las horas trabajadas, el rendimiento de las materias primas, la mano de obra, el equipo, las causas que producen atrasos en la producción, etc.
- Posición patrimonial o financiera: Importa conocer la forma de recaudar dinero, los plazos de la cobranza de los créditos y de los pagos de las deudas, el origen de los ingresos, la forma en que se utilizan esos fondos, etc.
- Posición económica: Determina cómo se obtiene la rentabilidad de la empresa, que productos son los que permiten mayores ingresos, como se absorben los gastos, etc.
Control presupuestario: Concepto
Muestra el grado de cumplimiento del presupuesto efectuado, los objetivos logrados y las desviaciones en las cuales se ha incurrido, durante el periodo presupuestado.
Este control se realiza mediante una comparación periódica de los resultados obtenidos con los planes establecidos.
Etapas:
- Se confeccionan cuadros comparativos de datos relacionados con: cantidad de ventas, costos de los insumos, etc.
- Se efectúa el análisis de las variaciones entre realidad y presupuesto.
- Se ejecuta la acción necesaria para:
Corregir la marcha de lo actuado, para adecuarla a los planes; o corregir los planes, ya que la experiencia demuestra que no son tan acertados.
Nuevo enfoque del control: Concepto
El control se realiza durante la ejecución de cada proceso. No es preciso llegar a detectar los desvíos para corregirlos con posterioridad, sino que se prevén los probables desvíos y se actúa mientras se lleva a cabo el proceso, para que no se produzcan.
Un control no excluye al otro, sino que se complementan. Pero, con un proceso de autocontrol, no llegan a producirse tantos desvíos.
Control clásico:
- Se establece un Standard a cumplir
- Se practica la medición de los logros
- Se hace la corrección de desvíos
Autocontrol:
- Se capacita a la gente para que sepa qué es lo que tiene que hacer
- La gente conoce su propio desempeño
- Se crean medios para regular el trabajo para que no existan desvíos
