La gestión de proyectos según el PMBOK

La idea más sencilla que se me viene a la mente de la palabra Proyecto viene a ser un conjunto de actividades que se realizan para obtener un resultado dentro de un período de tiempo determinado. Pero como nos gustan más las definiciones formales, según el PMBOK 2004, es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Asimismo qué nos dice sobre la Gerencia de Proyectos?, consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de alcanzar o exceder las necesidades del mismo.

La información que presento a continuación es un extracto del seminario en el que estuve un fin de semana; siendo un tema que ha venido tomando auge y resulta importante para los profesionales de distintas especialidades, me aventuro a dar mi apreciación, igualmente a proporcionar los conceptos necesarios para poder aplicar este estándar en la gestión de proyectos.

¿Quiénes participan en el proyecto?

• Patrocinador. En definitiva es la persona que se manifiesta, es decir, que aporta lo necesario para el financiamiento del proyecto.
• Equipo de dirección del proyecto. Son los que participan en forma directa en las actividades de dirección del proyecto.
• Miembros del equipo del proyecto. Son el grupo de trabajo propiamente dicho.
• Organización ejecutante. Es la empresa participante.
• Cliente/usuario. Puede ser una persona u organización que se beneficiará del producto del proyecto.
• Influyentes. Son las personas que no están relacionados en forma directo con el proyecto, sin embargo esas “personitas” así como podrían influir positivamente, podrían también ser el punto débil en un proyecto, sobretodo cuando no están convencidos de la utilidad del proyecto.
• Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Puede, como no existir, tiene responsabilidad directo o indirecta sobre el resultado del proyecto.

¿Qué procesos están inmersos?

• Inicio. Básicamente aquí se define y autoriza el proyecto. Para empezar se redacta el acta de inicio del proyecto, documento en el que se establecen principalmente los objetivos y alcance del proyecto, además de participantes, fechas, restricciones, etc.
• Planificación. Define el plan detallado del proyecto según las nueve áreas del conocimiento. Cada una de las cuales contiene un conjunto de mejores prácticas de un determinado aspecto de la gerencia de proyectos.
• Ejecución. Aquí se lleva a cabo el plan del proyecto, teniéndose en cuenta los mecanismos de comunicación y control de calidad adecuados para el proyecto.
• Seguimiento y Control.Este proceso consiste en la contrastación entro lo ejecutado vs. lo planeado en la línea base para su control y corrección.
• Cierre.Este proceso formaliza la aceptación del producto, archiva la documentación relacionada al producto para luego ser considerada en proyectos futuros. Incluye la verificación de que todo el trabajo así como productos entregables hayan sido aceptables, para lo cual se redacta el acta de cierre del proyecto, documento en el que se califica el producto o servicio final, en base a sus características.

¿Cuáles son las áreas de conocimiento?

Un área de conocimiento tiene las mejores prácticas de algún aspecto de la gerencia de proyectos, de acuerdo al expertise de aquellos que trabajan en ello.